Документом, на основании которого ведется учет выручки при применении ККТ, является Z-отчет. Этот отчет, составляемый по окончании рабочего дня или смены, представляет собой контрольную ленту, т. е. первичный учетный документ, выполненный ККТ на бумажном или электронном носителе, содержащий сведения о ККТ и наличных денежных расчетах и расчетах с использованием платежных карт (п. 2 Положения , утв. Постановлением Правительства от 23.07.2007 № 470). А что изменилось в использовании Z-отчетов в условиях применения онлайн-касс?
Онлайн-кассы и Z-отчеты
Организация или ИП, применяющие ККТ, формировали Z-отчеты для того, чтобы итоговые данные заносить в Журнал кассира - операциониста (форма № КМ-4) и Справки-отчеты кассира-операциониста (форма № КМ-6) (утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132).
В то же время, Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132, утвердившее данные формы первичных документов, не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Федеральным законом о применении ККТ от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Это значит, что оно не относится к законодательству РФ о применении ККТ и поэтому не подлежит обязательному применению (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ , Письма Минфина от 25.01.2017 № 03-01-15/3482 , от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).
Также, Положение о регистрации и применении ККТ (утв. Постановлением Правительства от 23.07.2007 № 470), предусматривающее использование бумажных контрольных лент, утрачивает силу с 01.07.2017 (п. 3 Постановления Правительства от 12.11.2016 № 1173), т. е. с даты обязательного перехода на онлайн-кассы большинства организаций и ИП.
Сказанное выше позволяет сделать вывод о том, что применение зет-отчетов в онлайн-кассах в их историческом значении новый порядок использования ККТ не предусматривает.
В то же время, в соответствии с п.2 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ , по окончании расчетов с применением ККТ (в конце дня или смены) формируется отчет о закрытии смены. По сути, это и есть Z-отчет, который при применении онлайн-касс в автоматическом режиме передается в ФНС. При соответствующей автоматизации данные сведения отражаются и в системе бухгалтерского учета организации и ИП, применяющих ККТ. Отчет о закрытии смены, содержащий итоговые сведения о суммах расчетов, указанных в кассовых чеках (БСО) и кассовых чеках коррекции (БСО коррекции), может быть также распечатан на бумаге.
Случаются ситуации, когда необходимо восстановить утерянный чек. Разбираемся какие возможности существуют и какие из них будут наиболее оптимальными в вашем случае.
Потерянный чек и Z-отчет восстанавливаем из ЭКЛЗ в ФР Штрих через утилиту «Тест драйвера».
В статье разберем как распечатать контрольную ленту штрих М, ФР К, light, ПТК, Комбо, Мини, NCR самостоятельно. Выполняйте процедуру согласно инструкции, в противном случае можете регистратор, так и не получив потерянный чек или Z-отчет.
Важная информация! Не нажимайте кнопку «Закрыть архив ЭКЛЗ». В противном случае придется заменить блок ЭКЛЗ.
Электронная контрольная лента защищенная - ЭКЛЗ содержит все чеки продажи и гашения за период от последней замены до текущего момента. Мы можем распечатать аналог чека или Z-отчета, но только до даты замены блока на новый. Обычно дата замены отмечается в журнале учета вызовов, журнале кассира операциониста, на карточке регистрации, в дополнительном листе паспорта версии. Можно получить эту дату ближней замены и из драйвера, но из-за того что данная кнопка расположена рядом с закрытием блока ЭКЛЗ, делать этого не будем.
Если в окне со строкой ошибок драйвера по нажатию кнопок печати, описанных ниже, выводится сообщение «Нет запрошенных данных», то либо вы ввели некорректные даты – номера, либо запрошенные вами данные содержались в замененном блоке ЭКЛЗ. Обычным способом вытащить - распечатать данные не представляется возможным, только с помощью ЦТО.
Распечатка контрольной ленты ЭКЛЗ
Для снятия контрольной ленты запускаем драйвер, если он не настроен или запускаем его в первый раз переходим на статью первоначально настройки тест драйвера ФР Штрих, моя полная инструкция – здесь.
После того как драйвер увидел регистратор переходим на вкладку ЭКЛЗ, как правило, она расположена с правой стороны в середине вкладок, но встречаются старые версии, в которых вкладки расположены вверху.
Раскрывающаяся вкладка состоит из нескольких подпунктов, которые появляются при нажатии на нее.
Вкладка состоит из следующих закладок - окон:
- Отчеты ЭКЛЗ
- Печать отчетов ЭКЛЗ
- Операции с ЭКЛЗ
Призываю пользоваться только закладкой «Печать отчетов ЭКЛЗ», в противном случае из-за ошибочного закрытия очень легко испортить блок ЭКЛЗ с необходимостью последующей его замены.
После выбора вкладки «ЭКЛЗ», выбираем появившуюся закладку «Печать отчетов ЭКЛЗ». Откроется следующее окно:
После чего вводим в поля «Номер смены» – номер гашения – номер смены, Z-отчет для получения его номера необходимо распечатать Контрольную ленту – т.е. все чеки пробитые за данную смену.
Затем нажимаем кнопку справа «Контрольная лента по смене».
В результате распечатается контрольная лента на бумаге на фискальном аппарате. Если печать не пошла – читаем внизу в строке «Ошибка» причину ошибки.
Дубликат чека продажи из ЭКЛЗ ККМ ФР Штрих (видоизмененный аналог потерянного утраченного чека)
Для распечатки аналога потерянного чека нам понадобится номер КПК – расположенный внизу чека перед символом решетки «#».
Этот достаточно длинный номер вводим в поле «Номер КПК», после чего жмем кнопку справа «Прочитать документ по номеру КПК». После это должен распечататься аналог нужного нам потерянного чека. Но обычно нам известна лишь дата и сумма чека, что бы узнать номер КПК утерянного чека логично вначале распечатать выше указанную «Контрольную ленту» когда был пробит утерянный чек.
Когда номер смены не известен, наиболее правильным будет снять подробный отчет по датам и в нем посмотреть номер смены.
Для этого введем на клавиатуре или выставим мышкой в выборном календаре в поле «Начальная дата», «Конечная дата» - даты с запасом в день до и после интересующего нас дня. Запас делается на случай, если например смену сняли после 24-00 или сняли два гашения за смену.
Убеждаемся что в верхней части окна стоит кружок в «Тип Отчета» – «полный».
После выставления дат в правой части нажимаем кнопку «Отчет по сменам в диапазоне дат», распечатается лента с датами-суммами и номерами гашений за данные даты. Смотрим номер гашения по инструкция указанным выше печатаем контрольку за нужный нам номер гашения.
Если вы случайно указали неверную дату - например, весь год, то для прерывания печати нажмите кнопку «Прервать печать документа».
Z-отчет - распечатать дубликат Z-отчета при помощи драйвера «Тест драйвера ККМ» из ККМ ФР (Штрих М, ФР К, light, ПТК, Комбо, Мини, NCR)
Если потеряли Z-отчет, то действия аналогичны вышеприведенным - вводим в поле «Номер смены» номер потерянного чека, и жмем кнопочку справа «Прочитать итог смены по смене». После чего распечатается чек итогам смены.
Необнуляемую сумму необходимо считать вручную - путем сложения предыдущей необнуляемой суммы с данной суммой продаж за данную смену.
Список возможных ошибок
- ошибка кассы нет связи
- ошибка ккм нет связи
- тест драйвера ккм ошибка 1 нет связи
- фискальный регистратор ошибка при подключении
- код ошибки фискального регистратора
- ошибка фискального регистратора нет связи
Пробитие чека в ККТ минуя кассовую программу, добавление продажи через заводскую утилиту (чек попал в программу – но не прошел по ККМ – завис ПК, сбой программы и тд.)
Переходим на вкладку “Регистрация”. Вводим в поля “Цена” сумму которую необходимо пробить в текущую смену минуя кассовую программу. Это же число должно стоять в поле “Сумма1” = “Наличные” -первый тип оплаты, или “Сумма2” – второй тип оплаты – “БЕЗНАЛИЧНЫЕ – КРЕДИТ – БАНК” (чаще всего пользуется только два типа оплаты нал-безнал).
Ниже показан пример “с 1 рублем 11 копейками”, пробитыми по первому типу оплаты – “НАЛИЧНЫЕ”.
После ввода суммы в нужном типе оплаты, количество ставим “1”, остальное не меняем. Для того, чтобы видеть в чеке другой номер отдела, меняем цифру на нужную, в поле “Строка” можно вбить наименование товара.
Нажимаем кнопку “Продажа” (необходимо провести в текущей смене возврат - кнопку “Возврат продажи”) и затем “Закрыть чек”. В зависимости от настроек опции первой таблицы, при нажатии продаже уже сразу сможете увидеть строку – полоску на бумаге, либо чек вылезет уже сразу целиком после нажатия “Закрыть чек”. В первом случае если увидите что в чем-то ошиблись, то можно отменить еще не закрытый чек нажав кнопку “Отмена чека администратором”. Если же вы уже нажали “Закрыть чек” то тут уже ни чего не исправишь – не отменишь.
В случае если не введете значений в поля Сумма1 или Сумма2, программа выдаст ошибку “неверное дробное значение”:
Если в копейках вместо запятой поставите точку, появится сообщение “… – неверное дробное значение”
Материал предоставлен сайтом http://Все-Кассы.рф
Вопрос решается проще в современных онлайн кассах
Предусмотренная законодательством обязанность применения контрольно-кассовой техники вынуждает также оформлять соответствующую документацию. Одним из таких требований является Z-отчёт. В данной статье мы ознакомимся с основными принципами его оформления в соответствии с действующими законодательными нормами.
Государственная межведомственная экспертная комиссия по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) утвердила Перечень печатаемых на чековых и контрольных лентах основных буквенно-символьных обозначений, используемых в контрольно-кассовых машинах, в котором указано, что буквой Z обозначают отчёт с гашением - итоговый чек, отображающий операции и сумму выручки за день.
В новой редакции законодательства этот отчёт называют отчётом о закрытии смены.
Чтобы оформить такой отчёт, не потребуется дополнительных финансовых, материальных, трудовых или особых временных затрат. Кассовая техника запрограммирована на самостоятельное оформление Z-отчёта, вводить вспомогательную информацию нет нужды.
От кассира требуется лишь знание того, на какие кнопки следует нажимать (согласно инструкции к кассовому аппарату), в результате он получит распечатанный чек с итоговыми данными.
Важно! Законодательство определяет, что между двумя Z-отчётами временной промежуток не может быть больше 24 часов.
Современная кассовая техника часто программируется таким образом, чтобы исключить такой фактор, как забывчивость кассиров: если в течение 24 часов после оформления предыдущего Z-отчёта не оформить следующий, она будет заблокирована.
Для чего он нужен
Z-отчёт нужен для:
- кассира, чтобы закрыть смену и сдать выручку инкассаторам или бухгалтеру;
- бухгалтера, чтобы проконтролировать правильность сданной выручки;
- владельца, чтобы проверить честность работы кассира и эффективность бизнеса;
- проверяющего из налоговой, чтобы проверить правильность применения контрольно-кассовой техники в процессе встречных проверок, а также правильность начисления и уплаты налогов, так как при обнулении сумма выручки запоминается фискальным накопителем.
Читайте также: Кассовый аппарат «Штрих-Мпей-Ф»
Основное предназначение Z-отчёта - обнулить результат работы магазина, передать данные для контроля налоговой службой. Отчёт с гашением является основой для управления магазином и оформления бухгалтерской и статистической отчётности.
Важно! Нужно понимать, что из кассы после обнуления нельзя будет выдать деньги или вернуть их клиенту, отказавшемуся от покупки. Такие операции будут оформляться уже через центральную кассу с разрешения главного бухгалтера и руководителя.
Виды Z-отчётов
Можно снимать такие виды Z-отчётов:
- Базовый - такой отчёт завершает работу смены и обнуляет работу всего магазина.
- По подразделениям - показывает работу каждого отдела за смену.
- По каждому продавцу - позволяет контролировать работу отдельных лиц.
- В ассортиментном разрезе, если такая функция предусмотрена в модели кассового аппарата, позволяет оценить скорость товарооборота разных товаров.
- Нулевой - в случае отсутствия операций за итоговый период.
Накопления в отчёте
Накоплениями называют общую сумму выбитых кассовых чеков от начала работы кассовой машины. Согласно действующему законодательству она не имеет значения с точки зрения полноты и своевременности уплаты налогов.
В каких случаях накопления могут обнулять
Z отчет кассового аппарата: видео
Обнуление накоплений может происходить при:
- перерегистрации ККМ;
- установке нового блока памяти;
- после ремонта, перепрограммирования или технического обслуживания.
Знаете ли вы? Если кассовый аппарат отказывается выдать Z-отчёт, возможно, вы не открыли смену (отсутствуют операции продажи за день). Чтобы оформить его с нулевыми показателями, выбейте нулевой чек.
Обязательно ли делать Z-отчёт при передаче смены
Законодательство не требует обнуления кассы при передаче смены, главное - чтобы процедура проводилась 1 раз в 24 часа. Однако внутренним распорядком работы предприятия такое правило может быть предусмотрено для собственного удобства. Максимальное количество Z-отчётов за сутки не ограничивается.
Читайте также: Выявлена недостача денежных средств в кассе: проводка
Есть ли штраф за не распечатанный Z-отчёт
Если не распечатать Z-отчёт, наступает ответственность согласно статье 19.7 Кодекса административных правонарушений Российской Федерации в виде штрафа:
- С лица, ответственного за распечатку отчёта, взыскивается штраф в размере 100-300 руб.
- С бухгалтера, руководителя взыскивается 300-500 руб.
- С предприятия взыскивается 3000-5000 руб.
Однако такое нарушение может попасть также под статью 19.4 Кодекса о неповиновении законному распоряжению или требованию лица, осуществляющего государственный или муниципальный финансовый контроль, в результате чего оштрафованными могут быть:
- Граждане - на сумму 500-1000 руб.
- Должностные лица - на сумму 2000-4000 руб.
Ещё 1 статья Кодекса (15.6) гласит, что неоформление, ненадлежащее оформление или фальсификация данных отчёта о закрытии смены и других документов, являющихся основой для налогового контроля, приводит к наложению штрафа на:
- Граждан в сумме 100-300 руб.
- Должностных лиц в сумме 300-500 руб.
Как сделать Z-отчёт на кассовом аппарате
Как снять Z-отчет (закрыть смену) на кассе АМС 100К: видео
Рассмотрим порядок оформления отчёта о закрытии смены на примере кассового аппарата АМС-100МК.
Необходимо нажать такие клавиши:
Для каждой модели кассового аппарата имеется свой набор клавиш и последовательность их нажатия, прочитать об этом можно в прилагающейся инструкции.
Знаете ли вы? Если вы распечатаете схему, по которой нужно действовать для оформления отчёта о закрытии смены для аппарата, установленного на вашем предприятии, и прикрепите её на видном для кассира месте, то вероятность того, что он забудет распечатать или допустит ошибки при оформлении, значительно снизится.
Куда подшивать Z-отчёт
Z-отчёт нужно подклеить к Справке-отчёту кассира-операциониста. Допускается также скрепление без помощи клея, но первый способ лучше обеспечивает сохранность документа. Справка оформляется после заполнения Журнала кассира-операциониста.
Кассир пробивает товар на кассе и принимает оплату. В конце смены он должен сдать деньги в сейф. Но сколько?
Для правильности ведения учета денежных средств существует понятие – кассовая дисциплина.
Существует два способа контролировать кассира:
Первый способ очень прост, но есть серьёзное ограничение - магазин не работает ночью. Т.е. открытие и закрытие магазина, а так же рабочий день кассира приходятся на одни сутки. При этом в магазине не обязательно использование кассового аппарата.
В этом случае мы скачиваем чеки с касс и сравниваем сумму чеков за день и сверяем её с выручкой. Для этого выделяем в журнале расходов накладные за соответствующий день, у которых получатель «Частное лицо», и с помощью комбинации клавиш Alt+F6 смотрим сумму проданного через кассу товара.
Этот способ не будет работать, если магазин круглосуточный, а кассиры сменяют друг друга, скажем, в 8 утра. К счастью, бухгалтеры придумали много лет назад второй способ. В двух словах его можно описать как «метод кассовых смен». Если у вас в магазине установлен фискальный регистратор или кассовый аппарат – то этот метод вы должны использовать по закону. К счастью, он достаточно прост, хорошо продуман, и не вызовет у вас затруднений. Меркурий-POS позволяет использовать этот метод, даже если у вас нет не только фискального регистратора, но и принтера чеков. В этом случае необходимые отчеты не печатаются, а выводятся на экран. Ниже представлен алгоритм работы этого метода.
- Открытие смены.
- Работа на кассе.
- Снятие промежуточного X-отчета.
Закрытие смены.
- Снятие X-отчета.
- Выплата из кассы.
- Снятие Z-отчета (суточный отчет с гашением).
Рассмотрим, как реализованы эти пункты в кассовой программе Меркурий-POS. Все описанные функции доступны Заведующему магазином в меню «Отчеты». При наличии фискального регистратора или принтера чеков, отчеты будут напечатаны (отчеты, снятые с фискального регистратора необходимо хранить, и на их основе заполнять журнал Кассира-операциониста). В случае отсутствия чековых принтеров на кассе, отчеты будут просто выводиться на экран.
Так же, Меркурий-POS запоминает все снятые Z- отчеты и передает данные в Меркурий-ERP.
Открытие смены на кассе. В Меркурии происходит автоматически, при пробитии первого чека в смене. Перед тем, как новому кассиру начать работу и сделать свою первую продажу, стоит убедиться, что наличные деньги в кассе совпадают с показаниями Меркурия. Для этого стоит снять X-отчет и пересчитать деньги в кассе.
Внесение в кассу первоначального остатка денег (размена). Эту операцию стоит проводить, если предыдущая смена не оставила кассиру размена, или в паре с операцией Выплата из кассы, если после снятия X-отчетасуммы по каким то причинам не совпадают.
Снятие промежуточного X-отчета (Отчет без гашения). Обычно эту операцию проводят, когда хотят проверить кассу. Например, в случае возникновения конфликта с покупателем по поводу номинала купюры.
Закрытие смены состоит из трех этапов. Для начала кассир снимает X-отчет и пересчитывает кассу. После этого, при необходимости, оставляют в кассе небольшую сумму, а остальную вынимают, проводя операцию «Выплата из кассы». И последним пунктом снимается Z-отчет (Отчет с гашением ). Снятие этого отчета обнуляет регистры продаж и возвратов за смену, а так же увеличивает на единицу счетчик смен (Номер текущей смены отображается в правом верхнем углу экрана). После этого касса закрыта и готова принимать следующего кассира.
После скачки чеков, Меркурий-ERP создаёт столько расходных накладных, сколько было снято Z-отчетов. А при скачивании Z-отчетов с касс, автоматически создается документ поступления денег на казначейский счет магазина. Так что всегда будет легко сопоставить сданные кассиром деньги и сумму списанного с остатков товара.
Зет-отчет (или отчет с гашением) — такое название имеет итоговый отчет по применявшимся ранее кассам, оснащенным ЭКЛЗ (электронной контрольной лентой защищенной). Предназначен он:
- для обнуления данных по продажам за смену;
- подведения итогов по выручке за смену;
- фиксации данных об итоге продаж в фискальной памяти;
- отражения возвратов денег и скидок, аннулирования чеков;
- обоснования сведений, вносимых в отчетность кассира по кассовому аппарату для оприходования в операционную кассу (справку-отчет и журнал кассира-операциониста).
Z-отчет на кассах старого образца требовалось формировать не реже чем каждые 24 часа (в противном случае работа кассы блокировалась) и обязательно нужно было распечатывать.
О том, какие унифицированные формы могут быть использованы для формирования кассовой отчетности, читайте в материалах:
- «Журнал кассира-операциониста — образец заполнения (2019)» ;
- «Унифицированная форма № КM-6 — бланк и образец» .
Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе?
Отчет, являющийся аналогом Z-отчета, предусмотрен и в онлайн-кассах. Называется он отчетом о закрытии смены и, по существу, так же, как и Z-отчет, привязан к временному промежутку, равному 24 часам. Наличие такого ограничения вытекает из запрета на возможность формирования кассовых чеков (или БСО) по истечении этого количества часов с момента формирования другого отчета — об открытии смены (п. 2 ст. 4.2 закона «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
При формировании отчета о закрытии смены в онлайн-кассе не происходит:
- обнуления данных;
- фиксации итогового результата в фискальной памяти.
Однако все остальные задачи (подведение итогов и формирование документов, необходимых для составления отчетности, нужной для оприходования выручки в операционную кассу) этот отчет по-прежнему решает.
Дополнительной его функцией является незамедлительная автоматическая передача данных в контролирующую ИФНС. Причем в случае отсутствия подтверждения о получении налоговым органом этого отчета онлайн-касса отправит его повторно.
Так же, как и прочие отчеты, формируемые онлайн-кассой, отчет о закрытии смены хранится в фискальном накопителе в электронной форме в защищенном от исправлений виде не меньше 30 календарных дней (п. 4 ст. 4.1 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Для целей внесения данных в документы, предназначенные для операционной кассы, он может распечатываться на бумаге.
Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (п. 5 ст. 4.1) для отчета о закрытии смены предусматривает набор обязательных реквизитов, а приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ — перечень обязательных дополнительных данных, которые зависят от формата используемых фискальных документов.
О том, кто должен перейти на онлайн-кассы с 1 июля 2019 года, читайте .
Итоги
Зет-отчет — это отчет почти уже ушедших в прошлое касс, оснащенных ЭКЛЗ. В онлайн-кассе предусмотрен аналог этого отчета — о закрытии смены, набор задач для которого откорректирован в соответствии с изменением технических характеристик кассовых аппаратов. Одной из важных новых функций отчета о закрытии смены является оперативная отправка его в контролирующую ИФНС.
